Conditions de location pour l’organisation d’un événément
(CDL du 01.01.2021)
Entre, d’une part « le bailleur »,
La SARL Domaine de la Santonne,
Société à responsabilité limitée au capital social de 1000 € immatriculée sous le numéro 899 660 930 00012 au registre du commerce et des sociétés d’Avignon,
ayant son siège social au 1210 chemin de la Santonne, F-84400 APT,
Tél : +33 (0) 4 88 85 86 26
courriel : info@domainedelasantonne.com
et, d’autre part, « le locataire »,
il a été convenu ce qui suit.
Article 1 : Nature de l’événement et nombre de personnes
§ 1. Le locataire annonce vouloir organiser un événement.
§ 2. L’événement réunira au maximum 120 invités.
Le locataire se porte garant de ce nombre maximal de personnes, qui ne devra pas être dépassé en vertu du respect des règles de sécurité et aussi en vertu de l’engagement contractuel, car la mise à disposition des espaces loués est consentie par le bailleur en considération de l’importance numérique du groupe de personnes annoncées.
§ 3. Le bailleur pourra refuser l’accès au domaine aux personnes en surnombre.
Article 2 : Objets, prix et période de la location
§ 1. Le bailleur mettra une partie du Domaine de la Santonne (1210 chemin de la Santonne, 84400 Apt) à la disposition du locataire pour l’événement mentionné à l’art. I.
a) Espaces dédiés et plages horaires
Au nord : terrasse environ 300 m2 avec auvent 13 m2 + champ du bas (surplombé par la terrasse) environ 1700 m2 + parking non couvert (capacité 40 voitures) sur champ du haut environ 960 m2 ;
au sud : espace cocktail environ 200 m2 sur champ du bas environ 600 m2 + sur champ du haut environ 2000 m² ;
Du vendredi au dimanche ou du mardi au jeudi :
- installation du 14h – 18h
- événement 8h – 4h30
- brunch 8h – 15h
b) Chambres d’hôtes
L’ensemble des 4 chambres d’hôtes, pouvant accueillir 4 x 2 = 8 personnes, non accessibles aux personnes à mobilité réduite, est à disposition uniquement pour les hôtes dormant dans les chambres d’hôtes, pour la période du mardi ou vendredi à 16 heures jusqu’au jeudi ou dimanche à 12 heures.
§ 2. Le locataire reconnaît devoir régler par virement bancaire sur le compte bancaire du bailleur ou par chèque des arrhes selon l’échéancier suivant : 30% du montant de la location à réception de facture et le solde au plus tard 1 mois avant l’événement.
Article 3 : Caution et assurances
§ 1. De plus, le locataire reconnaît devoir déposer par virement bancaire ou par chèque une caution de 2000 € (deux mille euros) au plus tard deux mois avant l’événement.
La caution sera remboursée au plus tard cinq jours ouvrables après la fin de l’événement, si aucune dégradation n’a été constatée après l’utilisation des lieux, ou bien déduction faite du montant des dommages causés. Si le montant des dommages est supérieur au montant de la caution déposée, le locataire reconnaît devoir verser au bailleur une somme complémentaire en conséquence.
Tous points de décoration, installations techniques, aménagements divers des locaux devront être conformes aux règlements et aux normes de sécurité en vigueur et préalablement approuvés par écrit par le bailleur, au plus tard deux mois avant l’événement, étant précisé que l’approbation dont il s’agit est toujours exclusive de tout percement des murs, sols et revêtements par quelque moyen que ce soit, ainsi que toutes applications, collages, affichages, supposant l’utilisation d’un produit collant sur les murs, plafonds ou sols des locaux. Toute détérioration, salissure, vol de matériel etc. subis par le bailleur et/ou les invités et/ou les prestataires pendant l’événement relèvent de la responsabilité du locataire organisateur de l’événement.
Le locataire s’engage à remettre en son état originel, et à ses frais, les lieux qui auront été occupés. Il est tenu d’évacuer les déchets générés par l’événement : poubelles, cartons, décoration, bouteilles vides, etc.
§ 2. Le locataire est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que les personnes présentes pendant l’événement pourraient causer aux gens, bêtes, véhicules et objets, ou encore aux locaux ou au parc (espaces verts, murets en pierre, etc.) du domaine. C’est pourquoi il devra impérativement souscrire une « assurance multirisque organisateur d’événement », le garantissant contre tout dommage susceptible de survenir lors de cet événement exceptionnel en un lieu loué. Il devra communiquer au bailleur copie de l’attestation d’assurance au plus tard deux mois avant l’événement.
§ 3. De même, les différentes attestations des assurances responsabilité civile professionnelle, ainsi que l’extrait Kbis, de tout intervenant pendant l’événement devront être communiqués au bailleur au plus tard 1 mois avant l’événement.
§ 4. Si la caution (§ 1) n’est pas déposée à temps, ou si les attestations d’assurances et les extraits Kbis (§ 2 et 3) ne sont pas communiqués à temps, le bailleur pourra accorder au locataire un délai de grâce expirant un mois avant l’événement. Si le retardataire laisse expirer cette ultime date butoir sans s’exécuter, le bailleur sera en droit de refuser définitivement l’accès aux lieux au locataire, qui ne pourra lui demander aucun remboursement ni indemnité. Il est recommandé au locataire de s’assurer contre ce risque (cf. art. IV § 4).
§ 5. Il est conseillé au locataire de souscrire à ses frais une assurance d’éventuels objets de valeur et d’organiser un gardiennage à ses frais. Le bailleur décline toute responsabilité à cet égard.
§ 6. Le bailleur décline également toute responsabilité en cas de dommage survenu dans l’espace où sont garés les véhicules. Le bailleur ne propose aucun gardiennage de véhicule.
§ 7. En cas de force majeure ou de fait fortuit (grève, incendie, dégâts des eaux, etc.), le bailleur pourra refuser l’accès aux lieux au locataire, sans recours de ce dernier. C’est pourquoi il est conseillé au locataire de souscrire à ses frais une assurance couvrant l’annulation de l’événement, pour quelque motif que ce soit (cf. art. IV § 4).
Article 4 : Réservation et résiliation
§ 1. a) Si le locataire réserve sur place : 1° Les cocontractants signent les présentes conditions en deux exemplaires (un pour le bailleur, un pour le locataire). 2° Le locataire règle promptement 30% du montant total (art. II § 2). Les présentes conditions deviendront effective à condition que les fonds arrivent sur le compte bancaire du bailleur dans les huit jours qui suivent la date de la signature.
Si les fonds ne sont pas arrivés dans le délai susmentionné, le bailleur pourra soit relancer le locataire, soit annuler la proposition contractuelle, sans frais ni indemnisation.
b) Si le locataire réserve à distance : 1° Le bailleur transmet par courriel les présentes conditions pour signature. 2° Le locataire l’imprime en deux exemplaires, les signe, les envoie par la voie postale au bailleur et effectue immédiatement le virement des arrhes. 3° Dès réception des fonds, le bailleur contresigne les présentes conditions et en envoie un exemplaire au locataire.
Si le locataire ne fait pas le nécessaire sous huitaine à compter du moment où il a reçu les présentes conditions à signer, le bailleur pourra soit le relancer, soit annuler la proposition contractuelle, sans frais ni indemnisation.
§ 2. Le locataire a la possibilité de résilier les présentes conditions, sans indication de motif ni délai de préavis, par courrier recommandé avec demande d’accusé de réception, auquel cas les arrhes qu’il a déjà versées restent définitivement acquises au bailleur.
Exemple : Les fiancés réservent les lieux le 3 septembre pour un mariage prévu l’année suivante le 6 août. Ils versent la moitié du montant dû à la signature des présentes conditions. Le 10 septembre, ils changent d’avis et postent leur lettre recommandée AR au bailleur. Ce dernier a le droit de garder la somme déjà encaissée.
§ 3. Le fait de pas utiliser les espaces loués n’a aucune incidence sur les sommes dues, même si le locataire est absent à cause d’un fait indépendant de sa volonté, y compris en cas de force majeure.
Exemple : Les fiancés réservent les lieux le 3 septembre pour un mariage prévu l’année suivante le 6 août. Ils règlent la première moitié du montant dû de suite, puis ils règlent la deuxième moitié le 6 février, six mois avant l’événement. Malheureusement, le 20 février, le gouvernement interdit toute réunion pour une durée de six mois, de sorte que le mariage prévu pour le 6 août ne pourra pas avoir lieu. Malgré ce cas de force majeure, le bailleur ne sera pas tenu de rembourser le locataire ni de l’indemniser.
§ 4. Compte tenu que l’annulation ou l’interruption de l’événement, pour quelque cause que ce soit, y compris en cas de force majeure, n’ouvre droit à aucune réduction de loyer ni restitution des arrhes, le bailleur recommande au locataire de prendre une assurance couvrant tout risque d’annulation de l’événement.
§ 5. Si le bailleur prend l’initiative de résilier les présentes conditions , sans indication de motif ni délai de préavis, par courrier recommandé avec demande d’accusé de réception, il devra payer au locataire le double des arrhes reçues. Exemple : le locataire a déjà versé 4000 € d’arrhes ; le bailleur lui fait un virement de 8000 € (dont 4000 € restitution d’arrhes reçues et 4000 € indemnité de résiliation) pour solde de tout compte.
§ 6. Si le loyer n’est pas réglé conformément à l’échéancier convenu (art. II), le bailleur adressera au locataire une mise en demeure. Si le locataire ne paie pas sous huit jours à compter de la réception de la mise en demeure, le bailleur a le droit de résilier avec effet immédiat les présentes conditions et de garder les arrhes déjà encaissées.
Exemple : Les fiancés réservent les lieux le 3 septembre pour un mariage prévu l’année suivante le 6 août. Ils règlent la première moitié du loyer de suite, mais ils omettent d’honorer l’échéance du 6 février. Ils reçoivent une mise en demeure du bailleur le 10 février, mais ne paient toujours pas et laissent passer la date butoir du 18 février. Le 19 février, le bailleur leur adresse un courrier de résiliation avec effet immédiat. Il peut garder l’argent qu’il avait reçu le 3 septembre, car il ne leur doit rien. Dès le 19 février, il est libre de louer les lieux à quelqu’un d’autre.
§ 7. Si le bailleur estime que l’événement est illégal et/ou contraire à l’ordre public et/ou contraire aux bonnes mœurs, il pourra ne pas donner suite à la réservation confirmée qui aura été passée, celle-ci étant annulée sans recours du locataire et sans indemnité d’aucune sorte à son profit.
§ 8. En aucun cas, les paiements ne pourront être suspendus, ni faire l’objet d’une quelconque compensation sans l’accord écrit et préalable du bailleur.
Article 5 : Modification de la réservation
§ 1. Tout engagement verbal est inopérant et de nul effet. Toute modification de la réservation requiert la forme écrite et ne peut être décidée qu’avec le consentement des deux parties.
§ 2. Toute modification (par exemple : nombre de participants, durée de la réception, dates, etc.) d’une réservation doit faire l’objet d’une demande écrite de la part du locataire. Aucune sous-location ne pourra se faire sans le consentement écrit du bailleur. Le bailleur a la faculté d’accéder ou non à la demande de modification de la réservation convenue initialement. L’absence de réponse sous quinzaine vaut rejet tacite de la demande.
§ 3. Toute modification souhaitée par le bailleur doit être notifiée par écrit au locataire, qui a la faculté d’accepter ou de refuser. Son silence sous quinzaine vaut rejet tacite de la demande.
Article 6 : Droit à l’image et à la vie privée
Le bailleur souhaite prendre des photos et vidéos de l’événement et les utiliser à des fins commerciales et publicitaires, sans communiquer à des tiers les noms et les données personnelles des personnes photographiées ou filmées. Si le locataire ne veut pas l’y autoriser, il doit manifester son refus.
Article 7 : Surveillance du bon déroulement de l’événement
§ 1. La remise des clés au locataire (ou à son représentant dûment accrédité par une procuration écrite) aura lieu au début de la période de location et leur restitution au bailleur à la fin de la période de location. Dès la remise des clés, le locataire veillera sur les lieux, pour que l’événement se déroule sans incident.
§ 2. Il veillera également durant la période de la location à ce que le stationnement des voitures n’empêche pas l’accès des véhicules de secours. Un parking étant à disposition, aucune voiture des invités ne devra stationner en dehors du parking.
Si un véhicule tombe en panne, son propriétaire devra le faire enlever au plus tard le lendemain de l’événement, faute de quoi le bailleur pourra en demander l’évacuation par les autorités compétentes, aux frais du locataire, qui sera libre de se retourner contre le propriétaire du véhicule, mais non contre le bailleur.
§ 3. Le volume de la musique est autorisé jusqu’à 90 décibels (le bailleur dispose d’un détecteur sur place pour contrôler) et, après 3 h du matin, jusqu’à 80 décibels.
§ 4. Les pétards, jeux pyrotechniques, bougies et feux sont strictement interdits. Fumer est autorisé uniquement et exclusivement à proximité des cendriers.
§ 5. Tout acte présentant un risque ou susceptible de causer une perturbation est interdit. Pour que l’événement se déroule dans l’ordre, toutes les personnes présentes seront tenues d’adopter une conduite respectueuse d’autrui, du domaine loué et des présentes conditions. Le locataire et le bailleur auront chacun le droit d’expulser les perturbateurs, si besoin en faisant appel à la force publique.
Article 8 : Prestataires tiers
§ 1. Le locataire est libre d’organiser l’événement en faisant affaire avec des tiers (traiteur, disc-jockey, photographe, fleuriste, coiffeur, gardien, baby-sitter, etc.), à condition de respecter l’art. III § 3 des présentes conditions.
§ 2. Les éventuels dommages ou fautes professionnelles imputables aux tiers ne dégageront pas le locataire de sa responsabilité en tant qu’organisateur de l’événement (art. III § 2).
Article 9 : Enfants
Le locataire devra, à ses frais, affecter une ou plusieurs personnes ayant les compétences professionnelles requises pour l’encadrement des enfants, dès l’arrivée des convives et jusqu’au moment où les enfants quitteront le domaine loué. Il faudra compter 1 baby-sitter pour 5 enfants jusqu’à 12 ans.
Article 10 : Animaux
§ 1. Les animaux ne sont pas admis.
§ 2. Le locataire pourra, au plus tard deux mois avant l’événement, solliciter une dérogation pour les animaux des personnes qui logeront dans les chambres d’hôtes. Le bailleur pourra donner ou refuser son consentement.
Article 11 : Hygiène
Le locataire s’engage à mettre en place deux toilettes sèches (une homme/femme, plus une pour personnes à mobilité réduite) pendant la durée de l’événement. Il en assumera le coût, qui n’est pas compris dans le loyer mentionné à l’art. II.
Article 12 : Obligation in solidum
§ 1. Chacune des personnes ayant signé les présentes conditions au nom du « locataire » s’engage personnellement à exécuter toutes et chacune des obligations du « locataire ».
§ 2. Chacune des personnes ayant signé les présentes conditions au nom du « locataire » reconnaît devoir indemniser personnellement les victimes qui subiraient un préjudice lié aux éventuels dommages survenus lors de l’événement organisé par le « locataire » (cf. art. III et VII), d’où la nécessité de souscrire l’assurance prévue à l’art. III § 2.
Article 13 : Droit applicable, for et clause salvatrice
§ 1. Les présentes conditions sont soumises au droit français.
§ 2. Les cocontractants soumettront tout litige relatif aux présentes conditions à la juridiction dans laquelle est sis le domaine loué.
§ 3. Si une ou plusieurs stipulations des ces conditions étaient ou devenaient invalides ou inapplicables en vertu de la législation ou d’une décision de justice, cette stipulation serait appliquée dans la stricte limite de ce qui est permis par la législation applicable. Les autres dispositions demeureraient valides et pleinement applicables.
Article 14 : Validation par les cocontractants
§ 1. Le locataire reconnaît avoir pris connaissance des conditions qu’il accepte.
§ 2. Les personnes qui s’engagent in solidum en tant que « locataire » paraphent chaque page des conditions. Ci-dessous, elles signent et inscrivent la mention « lu et approuvé, bon pour accord ».